Главная страница » Блог » Как работать с Excel: основные правила и ошибки

Как работать с Excel: основные правила и ошибки

эксель для чайников

Что такое Excel, зачем он нужен и как в нем работать? Миллионы пользователей каждый день создают электронные таблицы. Это могут расчетные таблицы или для визуализации данных. При этом большинство пользователей в основном используют только те функции Excel , которые им необходимы. И никто из них не задумывается о возможностях, которые может предложить Excel. И это вполне нормально. Однако, узнать о методах, которые могли бы значительно упростить работу, не помешает.

Что такое Excel?

Microsoft Excel — это программа, которая предназначена для создания электронных таблиц и автоматизированной обработки табличных данных (выполнения сложных вычислений, построения диаграмм, статистической обработки данных, обработки данных в списках, решение задач оптимизации).

Зачем нужен Excel?

Excel предлагает мощные инструменты, которые могут легко увеличить качество и скорость работы. Для многих переход на более высокий уровень работы с Excel выглядит трудной задачей. Но есть много способов воспользоваться преимуществами Excel и не тратить на это годы обучения. Трюки Excel были созданы пользователями Excel, которые хотели найти простые решения сложных задач.

Основные ошибки при работе с Excelупс

  • Одинаковые данные в нескольких книгах, листах или таблицах. Это ведет к тому, что изменения данных в одном месте требует внесения изменений и в других местах. Так очень просто запутаться. Гораздо лучше сделать одну простую таблицу, к которой затем применять различные инструменты: сводные таблицы, промежуточные суммы или формулы.
  • Пустые столбцы и строки в таблицах с данными. В этом случае происходит разрыв данных, что приводит к невозможности обработать все значения.
  • Пустые ячейки там, где должны быть повторяющиеся данные. Именно повторяющиеся значения позволяют отсортировать нужные данные. А сортировка существенно ускорит процесс вычисления многих функций.
  • Излишнее форматирование таблицы.
    • Изменение формата ячейки может привести к тому, что некоторые данные из-за этого не будут посчитаны. Например, бывает пользователи ссылаются на какие-то ячейки, считая их содержимое числами, но на самом деле в них хранится текст.
    • Объединение ячеек может привести к искажению данных, например при сортировке или фильтрации данных.
  • Ссылки на целые столбцы в формулах. Это приводит к тому, что Excel начинает просматривать тысячи, если не миллионы ячеек, которые в противном случае были бы попросту пропущены. Например, у вас есть таблица данных, начинающаяся с ячейки А1 и заканчивающаяся Н100. Вы хотите применить формулу поиска Excel для выбора необходимой информации. С учетом того, что ваша таблица может со временем увеличиться, в формуле вы ссылаетесь на весь столбец. В итоге это выглядит как А:Н или А1:Н65536.

Правило 80/20

Электронные таблицы предназначены для того, чтобы пользователи могли легко получать правильную информацию. Помня об этом, вы должны потратить приблизительно 80% времени на планирование электронной таблицы и приблизительно 20% времени на ее реализацию. То есть, прежде чем понять, как работать с Excel, нужно представить, что вы хотите получить в итоге!

Добавить комментарий